In een organisatie zijn er tal van overlegmomenten, waaronder vergaderingen. In veel organisaties groeit echter het bewustzijn dat een inefficiënte vergadermethode
Voor de vastlegging van de vergaderverslagen doet men meestal een beroep op de alombekende instrumenten zoals bijvoorbeeld Word, Google docs, OneNote,... waarbij de documenten worden rondgemaild of in de cloud op een toegankelijke drive opgeslagen.
Wat ondervindt men echter in de praktijk?
Ervoor zorgen dat alles
Wat wordt hier dan concreet bedoeld?
Het moet gemakkelijk zijn om naderhand notulen op te zoeken en overzichten van notules middels de agendapunten volgens thematische classificatie op te vragen. Bijvoorbeeld wat hebben we op welke momenten allemaal binnen het kader van procesverbetering, klachtenafhandeling, informatiebeveiliging, support,… besproken? Wat waren we overeengekomen en wat hebben we toen beslist? Welke acties zijn dan uitgevoerd? Hoever staan we hiermee?...
Het antwoord zit hem in het organiseren van enkel die vergaderingen over zaken die gelijktijdige aanwezigheid van de respectievelijke personen vereisen. Hierbij stapt men over op de combinatie van synchroon en asynchroon vergaderen. Zo kan een meeting synchroon beginnen, verdergezet worden in een asynchrone discussie per agendapunt via online meeting, telefoon en/of gerelateerde chat en beëindigd worden waarbij iedereen weer bijeenkomt om samen beslissingen te nemen.
Een bijkomend voordeel van deze aanpak is het feit dat personen, die eerder op de achtergrond tijdens vergaderingen blijven, in de gelegenheid worden gesteld om op de asynchrone momenten hun input te geven.
De synchrone/asynchrone aanpak zorgt er ook voor dat medewerkers langer zonder onderbrekingen kunnen verderwerken en hierdoor productiever zijn. De aanpak laat toe om
In het artikel “Laten we de digitale hoofdpijn achter ons laten” in De Tijd dd 29 december 2020 vindt u een aantal mooie voorbeelden van personen die overtuigd zijn van de voordelen van deze manier van synchroon/asynchroon vergaderen. In dit artikel leest u ook over Matt Mullenweg, mede-oprichter van WordPress, en waar hij synchroon/asynchroon vergaderen positioneert in zijn piramide. En in het interview van Matt Mullenberg met Jack Dorsey, mede-oprichter van Twitter, komt de aanpak van synchroon/asynchroon vergaderen ook aan bod.
Voor de verwijzing naar de URL's verwijzen we naar het einde van dit artikel onder de titel "Enkele wetenswaardigheden".
Wilt u uzelf en uw collega’s
laten we dan in gesprek gaan waarbij we graag toelichten en tonen hoe u dit concreet in de praktijk kan implementeren.
We hebben hieronder 3 stappen opgesomd omdat we ervan uitgaan uit dat duidelijke afspraken voor een goede verstandhouding zorgen en hierdoor vermijden we meteen dat we elkaars tijd verkwisten.
Wij storen u dan niet met onze opvolgingstelefoontjes en doen u geen tijd verliezen. En wij verliezen geen tijd aan nodeloze opvolgingstelefoontjes.
Alvast oprechte dank voor het drukken op een knop van een stap!
Artikel “Laten we de digitale hoofdpijn achter ons laten” in De Tijd dd 29 december 2020 -
https://www.tijd.be/opinie/algemeen/laten-we-de-digitale-hoofdpijn-achter-ons-laten/10274095
Artikel van Matt Mullenweg, mede-oprichter van WordPress, vindt u terug op https://think-boundless.com/five-levels-remote-work/
Het interview tussen Matt Mullenweg, mede-oprichter van WordPress, en Jack Dorsey, mede-oprichter van Twitter, vindt u terug op https://distributed.blog/2020/12/16/episode-26-jack-dorsey-and-remote-collaboration/ . Jack Dorsey stelt hierin onder andere: “And I think it points to a general issue with meetings, that a lot of our work is optimized around synchronous points of collaboration instead of asynchronous. And I think if we don’t focus more on the asynchronous problems and how to solve for asynchronous work we’re missing a bunch of opportunities.”
MEETsquare wordt gratis meegeleverd als u een abonnement op PMOsquare, NEGOsquare, SECUsquare en/of SECUsquare aanschaft, en dit tot en met 31 maart 2021.
Enkele minuten tijd om even te entertainen.
Schrijf je in voor onze nieuwsbrief
x
